Disclaimers en footers en e-mail bedreigen vindbaarheid

Toen ik net een mailtje ontving van een klant (van de overheid) viel mijn oog op de extra gegevens en disclaimer die onder het bericht stonden. 

De extra gegevens, ik noem het bewust geen informatie, nemen meer ruimte in beslag dan de daadwerkelijk inhoud van de mail, die wel informatief is.

Nu is het zeer gebruikelijk dat e-mails van grote organisaties ellenlange disclaimers en commerciële uitingen bevatten, maar dit vormt wel een bedreiging voor de vindbaarheid van informatie.

In het voorbeeld van de klant waar ik aan refereerde komt in alle e-mails van alle medewerkers van die organisatie het woord "identiteitsbewijs" voor. Als ik op dat woord zoek in GMail bijvoorbeeld dan worden die zoekresultaten overspoeld met berichten van medewerkers van die klant, terwijl deze berichten totaal niet relevant zijn. 

Stel je voor dat de e-mail van medewerkers in een enterprise-omgeving wordt opgenomen in een zoekindex of informatieplatform dat op een searchengine draait.

Ik stel voor dat het toevoegen van disclaimers en andere extra info aan e-mailberichten voortaan op de manier wordt gedaan die zo eigen is voor de digitale wereld: Gebruik een link naar een tekst ergens op een publiek toegankelijke website.